涉外接待

    要完成接待工作任务，除了要熟悉接待工作的基本知识和具体业务外，还要求接待工作人员有高度的责任感和既严谨又灵活的工作作风，要了解各种不同外宾的特点，有针对性地制定具体接待方案，才能较好地完成外宾接待任务。外宾接待工作主要是抓好下面几个环节：
    （一）制定接待计划
    首先认真研究领会中央有关部门的接待方针和具体要求,根据对该外宾的接待方针，针对外宾的来访目的和具体要求制定出具体接待方案，其中包括迎送、宴请、陪同人员的礼宾安排，按外交部关于地方接待工作的礼宾规定及我省具体实施的规定，确定出面主人、迎送人数和名单、主持和参加宴会的人数和名单、陪同活动人员名单、宴请形式、时间和标准、出入境手续、新闻报道、住房和用车的具体要求及生活标准等。制定计划时要特别注意外宾的风俗习惯，如清真、忌讳等。

 (二) 迎送
    在国际交往中，对外国来访的客人，通常均视其身份和访问性质以及两国关系等因素，安排相应的迎送活动。
    对应邀来访者，无论是官方人士、专业代表团或民间团体、知名人士,在他们抵离时，均应安排相应身份人员前往机场、车站、码头迎送。对长期在本国工作的外国人士和外交使节、专家等，在他们离任时，亦应安排相应人员送行。
    必须准确掌握来访外宾乘坐飞机的航班、火车车次以及抵离时间，及早通知迎送人员有关单位。如有变化，应及时通知。迎送人员应在飞机、火车抵达前二十分钟到达机场、车站。送行则应提前半小时抵达。
    如安排献花，需用鲜花，并注意保持花束整洁、鲜艳，忌用菊花、杜鹃花、黄色花朵。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握手后献花。
    客人抵达后，从机场(车站)到宾馆，以及访问结束，由宾馆到机场，可安排主人陪同乘车，也可不陪同乘车，应事先拟定。如主人陪车，应事先做细致的安排，我方陪同乘车人员要与客人身份相当，车辆多应编号，分别乘坐。上车时客人从右侧门上车，主人从左侧门上车，避免从客人座前穿过。遇客人先上车坐到了主任的位置上，则不必请客人挪动位置。交通工具根据实际条件进行安排。有什么车就安排什么车，代表团中除少数身份高的外宾可乘小轿车外，其他成员均可安排乘坐大中型轿车。    （三）会见
    会见就其内容来说，有礼节性的，政治性和事务性的，或兼而有之。礼节性的会见时间较短，话题较为广泛。政治性的会见一般涉及双边关系、国际局势等重要问题。事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等。
    会见通常安排在会客室、办公室或宾馆会议室。宾主各坐一边。客人到达时主人在门口迎候，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅门口迎接，引入会客厅。会议结束时，主人送至车前或门口握别，目送客人离去后再退回室内。
    会见外宾时，除陪见人和必要的译员、记录员、记者和礼宾工作人员外，其他人员安排就绪后均应退出。会见时一般应备茶水，夏天加冷饮，礼节性的会见一般掌握在半小时左右即可。
    会见的组织工作
    (1) 提出会见要求。应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知会见的领导。接见方应及早回复，如因故不能接见应婉言解释。
    (2) 应将会见时间、地点、主方出席人名单、具体安排和注意事项告知我方人员(人数多应打印成文字)并通知对方。
    (3) 准确掌握会见时间，主人应提前到达。
    (4) 会见场所应安排足够的座位。
    (5) 如要合影应事先准备，主人和主宾居中，其余按礼宾次序排列。
    (6) 如送礼品，应在会见将结束时由接见人送，礼宾人员应事先准备好。如外宾人数多，接见人只送主宾，其余人由外办负责人或礼宾人员代送。宴会结束前送也可。

    （四）宴请
    参加宴请的我方人数要从严掌握。宴请外宾只能由必要的有关人员参加，而不能为了照顾关系，把无关人员拉来参加宴会。
    1．宴请的形式
    (1) 宴会
    宴会有正式宴会、便宴之分。按举行的时间，有午宴、晚宴之分。出席规格以及菜肴的品种与质量等均有区别。一般说，晚上举行的宴会较为隆重，宾主均按身份排位就座，宴会一般不做正式讲话。
    (2) 冷餐会
    一般是招待人数较多时举行，规格有高有低。按主、客的身份和招待的菜肴而定。冷餐会一般在较大的场合举行，设餐台、酒台。食品通常较丰富，由客人自取餐具，自取食品。有的不设桌椅站立而食。有的设桌椅，自由入座就餐。酒水一般由服务员端送，也可自取。
    (3) 酒会
    这种招待会形式活泼，便于广泛接触交谈。招待品以酒为主，略备小吃，不设座椅，仅置小桌或茶几，以便客人随意走动。酒会举行的时间亦较灵活，下午、晚上均可，请柬上往往注明整个活动延续时间，客人可在其间任何时候到达和退席，来去自由不受约束。
    近年国际上举行大型活动采用酒会形式渐趋普遍，庆祝各种节日，欢迎代表团访问，以及各种开幕、闭幕典礼，文艺、体育招待演出前后，往往举行酒会。   （4）茶会是一种更为简便的招待形式。举行的时间一般在下午。茶会通常设在客厅或宾馆会议室。设茶几、座椅。对茶叶、茶具要有所讲究。一般用陶瓷器皿。其组织安排与酒会相同。
    （5）工作进餐
    按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐，是现代国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式，利用进餐时间，边吃边谈问题。在代表团访问中，往往因日程安排不开而采用这种形式。此类活动一般只请与工作有关人员，不请配偶。
    2．宴请的方式
    涉外宴请，讲究的是"吃环境"、"吃文化"和少而精。既要体现特色，又要反对铺张浪费。赴宴者人数较少时，宜采用分餐方式。赴宴者人数较多时，则宜采用自助方式。尽量不要采用混餐方式。
    3．宴请的时间
    宴会的时间对主客方都要合适。注意不要选择对方有重要活动或禁忌的日子和时间。在国外举行宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌亦对客人起提醒、备忘作用。请柬尽可能提前发出，以便被邀请人及早安排。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬。
    4．菜肴的安排
    安排宴请的菜单时，最重要的地方是不要触犯客人的饮食禁忌，宗教禁忌、民族禁忌尤其不得冒犯。有可能的话，可以具有地方特色与民族特色的菜肴款待客人。    5．席位的安排
    正式宴会一般均排席位，邀请桌数多时，要在入席前通知到每一个出席者，使大家心中有数，现场还要有人引导。
    国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而言，右高左低。桌次较多时，要摆桌次牌。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。外国习惯，男女掺插安排。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话。如夫人出席通常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向，也可以面对主桌的位置为主位。
    礼宾次序是排席位的主要依据。在排席位之前，要把经落实的主、客双方出席名单分别按礼宾次序开列出来。除了礼宾次序之外，在具体安排席位时，还需要考虑其他一些因素。多边的活动需要注意客人之间的政治关系。政治分歧大，两国关系紧张者，尽量避免排到一起。此外要照顾各种情况，例如身份大体相同，使用同一语言者，或属同一专业者，可以排在一起。译员一般安排在主宾的右侧。
    以上是国际上安排席位的一些常规。遇特殊情况，可灵活处理。如果我们出席人员中有身份高于主人者，可以由身份高者坐主位，主人坐身份高者左侧，或作第二主人。主宾有夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可以请其他身份相当的妇女作第二主人。如无适当身份的妇女出席，也可把主宾夫妇安排在主人的左右两侧。    宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。
    冷餐会的菜台用长方桌，通常靠四周陈设，也可根据宴会厅情况，摆在中间。如坐下用餐，可摆四五人一桌的方桌或圆桌。座位要略多于全体宾客人数，以便于客人自由就座。
    酒会一般摆小圆桌或茶几，以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等。也可在四周放些椅子，供妇女和年老体弱者就座。
    主人一般在门口迎接客人，官方活动，除主人外，还有少数其他主要官员陪同主人排列成行迎客。客人握手后，由工作人员引进休息厅。如无休息厅则直接进入宴会厅。主宾到达后，由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。如其他客人尚未到齐，由其他官员代表主人在门口迎接。
    主人陪同主宾进入宴会厅。全体客人就座，宴会即始。主宾告辞，主人送到门口，主宾离去后，原迎宾人员按顺序排列，与其他客人握别。
宴会的组织工作：
    （1） 通知：通知参加宴会的人员，一种是口头通知，一种是发请帖，请柬和席卡均用中外两种文字。
    参加宴会的我方人员，接通知后，一般提前二十分钟到达，如有特殊情况不能参加时，应提前通知主办单位。    （2） 宴请前会见：主人可在宴会前会见客人，会见后共同进入宴会厅。或不会见，主人在宴会厅前迎候，待客人到后一一握手进入宴会厅，礼宾人员引导主宾就座。
    （3） 讲话：正式宴会的讲话，一般在上第一道菜后，也可一开始就讲话。
    一般宴会不用讲话稿，致简短祝酒词即可。讲话后要与客人碰杯祝酒。
    （五）文艺晚会
    邀请外国人观看文艺演出或体育表演，是开展对外活动的一种形式。这既是宣传我国文化、艺术、体育事业的成就，对客人来说，也是一种艺术享受和娱乐活动。
    选定节目既要从活动的目的与可能性出发，亦要适当考虑客人的兴趣。主要应安排客人看具有地方特色易懂的节目，对节目的内容应有所了解，以免被动。观看节目的座位，一般根据客人的身份事先做出安排。
    专场演出，可安排普通观众先入座，客人在开幕前由主人陪同入场。他们入场时，其他观众应有礼貌地起立鼓掌表示欢迎。演出进行中观众不得退场，演出结束，全体起立向演员热烈鼓掌表示感谢。有时外宾上台献花篮、合影，都要事先做好准备。    （六）参观游览
    参观游览项目的选择，要考虑来访客人的几个因素：（1）访问的目的、性质，使参观项目的安排有一定的针对性。（2）客人的愿望和兴趣以及特点。（3）根据客人的身份、专业。一般政府官员、外交官等愿意参观与本国经济贸易发展有关的设施、工厂和引进项目；专业人员愿意看与本身专业对口的单位；妇女愿意观看幼儿园、托儿所和社会福利设施；对文化、古迹有兴趣的都想看看名胜、古迹。参观游览应事先做出计划，通知被参观的单位，待外宾到达后谈日程时共同商定，有的可与上站接待单位事先通气，征求外宾同意后安排。在安排参观项目时，尽可能的满足对方的要求，如果不能安排，可作适当解释。
    项目确定之后先看什么，后看什么，中间是否休息，参观前有无介绍，参观后是否座谈，各参观点之间的距离远近，乘车还是徒步等都要事先安排好。重要外宾或重要代表团还应拟定参观线路和参观项目，事前去各参观点检查落实，精心安排，保证按计划进行。
    参观游览时，陪同导游人员不可太多，更不要层层加码。参观生产建设单位，由单位负责人员在门前欢迎即可，现场生产人员在外宾到来参观时只要点头示意欢迎即可。不要离开生产单位围观、尾随。
给外宾介绍情况时要实事求是，内外有别。数字、材料要确切。如有需要保密的内容则不要介绍。参观单位负责人和接待人员应熟悉本单位的情况，对外宾可能提出的问题要有所准备。对不了解或不明白的问题可表示自己不清楚。如参观游览的人数较多可用扩音设备，以便外宾能听到。
    外宾经常来访的参观点，应办成我对外宣传的重要阵地。